عوامل موثر بر انتخاب کارکنان غرفه

برای انتخاب کارکنان غرفه باید نکات زیر را رعایت کنید:
1- به زبان انگلیسی یا زبان کشور میزبان آشنا باشند.
2- دارای وضع ظاهری آراسته باشند.
3- با دیگران برخورد نیکو داشته باشند.
4- چهره آنان برای جلب مشتری و ایجاد اعتماد نسبت به شرکت و کالاهای عرضه شده، مؤثر باشد.
5- قادر باشند روزانه 12 ساعت (به مدیر یک هفته و بیشتر) کار طاقت‌فرسا را تحمل کنند.
اطلاعاتی که کارکنان باید بر آن مسلط باشند: کارکنان غرفه باید در خصوص موارد ذیل اطلاعات کافی داشته باشند:
1- نوع تولیدات و محصولات تولیدی شرکت و خدمات قابل ارائه
2- قیمت و شرایط فروش کالاهای شرکت
3- رقبای شرکت
4- هدف از مشارکت شرکت وی در نمایشگاه
5- مشتریان عمده و گروههای علاقمند به بازدید از غرفه
6- نحوه ضبط مکالمات و مذاکرات بازدیدکنندگان از غرفه
7- آگاهی و اطلاعات فنی از غرفه
8- محل برگزاری غرفه و مکان نمایشگاه
وظایف کارکنان غرفه: کارکنان غرفه از نظر کارشناسی وظایف زیر را برعهده دارند:
1- حضور مداوم در محل غرفه (طی ساعات برگزاری نمایشگاه) غرفه سازی نمایشگاهی
2- برخورد مناسب با بازدیدکنندگان
3- مذاکره صحیح و علاقمند کردن بازدید‌کنندگان به بازدید از همه محصولات ارائه شده
4- انجام مذاکره و مباحثه پیرامون کالاهای عرضه شده به نحوی که بازدیدکنندگان برای شناخت آن کالاها، کنجکاو و علاقمند شوند.
وظایف مدیر غرفه: مدیریت غرفه مسئولیت اداره غرفه (از نظر بازدیدکنندگان و نیز کارکنان غرفه) را برعهده دارد. بطور کلی وظایف مدیر غرفه به شرح زیر است:
1- قبول مسئولیت غرفه قبل از شروع نمایشگاه
2- تعیین وظایف کارکنان و واگذاری مسئولیتهای کارکنان غرفه در مباحثات و مذاکرات با مشتریان غرفه
3- انتقال اطلاعات و اخبار مهم غرفه به مدیریت اداره مرکزی
4- نظارت بر روند امور برگزاری نمایشگاه
5- نظارت بر مطابق بودن غرفه با مشخصات نقشه
6- راهنمایی و توجیه کارکنان غرفه (یکروز قبل از شروع نمایشگاه)
خصوصیات یک مدیر غرفه: مدیر غرفه باید دارای مشخصات ذیل باشد:
1- تجربه برگزاری و اداره غرفه در نمایشگاههای مختلف
2- قابلیت و قدرت تصمیم‌گیری
3- واجد بودن خصوصیات مدیریت و رهبری
4- استعداد سازماندهی
5- حس مسئولیت‌پذیری
6- ظاهری آراسته
7- داشتن اعتماد به نفس
8- قدرت خلاقیت و ابتکار
9- داشتن توان و آمادگی رهبری و اداره مذاکرات و مباحثات
10- اطلاعات کافی در زمینه‌های تجاری و فنی
11- حافظه قوی در خصوص شناسایی افراد