اگر قبول داشته باشیم که غرفه هر شرکت در نمایشگاه‌های بین‌المللی، به منزله کارت شناسایی آن شرکت تلقی می‌شود؛ به اهمیت غرفه سازی واقف شده‌ایم. درواقع، غرفه برآیند همه نیروها و هزینه‌هایی است که صرف حضور یا برگزاری نمایشگاه کرده‌اید. در این قسمت شما را با اصول طراحی، اجرا و مدیریت غرفه آشنا می‌کنیم.
1- خصوصیات یک غرفه
بطور کلی، یک غرفه نمایش خوب باید دارای ویژگی‌های ذیل باشد:
- جذابیت
- هماهنگ با نوع کالای نمایشی
- موقعیت مکانی مناسب
- طراحی متناسب با نوع کالای نمایشی
2- انواع غرفه
یکی از عوامل موفقیت یا عدم آن در نمایشگاه‌ها، محلی و موقعیت غرفه شما در نمایشگاه است. بطور کلی، دو نوع غرفه وجود دارد:
الف- غرفه‌های واقع در سالن سرپوشیده: که در این حالت چهار نوع غرفه به شرح زیر وجود دارد:
انواع غرفه‌ها/ سالن سرپوشیده
ترتیب نوع تعرفه موقعیت و خصوصیت
1 - ردیفی وکنارهم
- این غرفه‌ها، متداولترین نوع غرفه می‌باشند.
- از نظر هزینه اجاره، ارزانترین نوع غرفه می‌باشند.
- معمولاً از سه طرف بسته و تنها از یک طرف باز است.
2- گوشه‌ای
- این غرفه‌ها معمولاً در انتهای یک ردیف غرفه قرار دارند.
- از نظر هزینه اجاره، از نوع اول گرانتر می‌باشند.
- از دو طرف، باز می‌باشند.
3 - انتهای سالن
- این غرفه‌ها معمولاً در انتهای سالن واقع شده‌اند.
- از نظر هزینه اجاره، از دو نوع قبلی گرانتر می‌باشند.
- معمولاً از سه طرف باز هستند و به راهروها دسترسی دارند.
4-جزیره‌ای
- این غرفه‌ها، بهترین موقعیت را در سالن دارند.
- از نظر هزینه اجاره، به دلیل مرغوبیت محل گرانتر از انواع دیگر غرفه می‌باشند.
- از هر چهار طرف به راهروهان دسترسی دارند.
5- غرفه‌های واقع در محوطه باز: غرفه‌های واقع شده در فضای باز معمولاً برای نمایش ماشین آلات و تجهیزات صنعتی حجیم مورد بهره‌برداری قرار می‌گیرند.
در یک نمایشگاه خارجی، نمود غرفه شما، بیانگر چهره واقعی شما است. طراحی غرفه باید به گونه‌ای صورت گیرد که برای شما اعتبار لازم را کسب کند. به این منظور می‌بایست در طراحی غرفه، دقت وتلاش خود را در طراحی، انتخاب و اجرای موارد زیر به کار گیرید.
3- عوامل موثر در طراحی غرفه
- مشخصات فنی غرفه
- ساختمان غرفه
- دکوراسیون غرفه
- آرایش منطقی کالاها
- نورپردازی‌
4- مشخصات فنی غرفه:
مواردی مانند: اندازه، نوع، موقعیت، مساحت، معماری، تجهیزات فنی و امثال آن مشخصات فنی غرفه را تشکیل می‌دهند.
- اندازه غرفه بر اساس فضای مورد نیاز برای نمایش کالا، هدف مشارکت درنمایشگاه، تعداد، اندازه و حجم کالاهای نمایشی، فضای مربوط به اتاق کنفرانس و مذاکره و... تعیین می‌شود.
- مساحت غرفه شما و وضعیت چهار طرف آن از مشخصات فنی است که باید با آن توجه کافی شود.
5- ساختمان غرفه:
عواملی که در طراحی غرفه در ابعاد موقعیت ساختمانن غرفه باید مورد توجه قرار گیرد، عبارتنداز:
1- ویژگی‌های اقلیمی و فرهنگی کشور میزبان (بطور مثال طراحی غرفه در کشورهای اروپایی و آسیایی یکسان نیست.)
2- تناسب ساختمان غرفه با هدفهای تعیین شده
3- در نظر گرفتن فضای مورد نیاز برای مذاکره ونمایش کالا
4- احساسی که مایلیم در ذهن بیننده القا کنیم. (مدرنیسم یا سنت‌گرایی، صنعت یا طبیعت و...)
5- توجه به مسائل فنی ( مانند نور، رطوبت، حرارت، ارتفاع سطح، مقاومت کف، سطح دیواره‌های جانبی، مسیر ورود و خروج بازدیدکنندگان، فاصله بین کانون‌های تجمع مثلاً محل نمایش فیلم و محل میز اطلاعات و...)
6- سادگی و سهولت در طراحی غرفه
7- تمایز غرفه شما نبت به سایر غرفه‌ها (شکل غرفه باید تمایز آن را با غرفه‌های مجاور نشان دهد).
8- در نظر گرفتن مساحتی بین 9 تا 15 مترمربع برای هر گروه کالا و فضایی آزاد درحدود 4 متر مربع.
9- رعایت تناسب وسعت غرفه نسبت به غرفه‌های مجاور (بطور مثال یک غرفه 60 متری در میان غرفه‌های 15 متری بسیار بزرگ و در میان غرفه‌های 200 متری کوچک به نظر می‌رسد.)
10- محل وموقعیت غرفه حتی‌المقدور در قسمت پر رفت و آمد و در مقابل درب‌های ورودی باشد. (سمت راست درب ورودی سالن مناسب‌تر است. زیرا، معمولاً ورود از سمت راست شروع می‌شود.) همچنین، غرفه در پشت پلکان یا ستون‌های بزرگ قرار نگیرد.
11- انتخاب معقول همسایگان غرفه (همسایگی با شرکت‌های مشهور و مورد توجه مردم مفید است، همسایگی با غرفه‌های شلوغ نیز مردم را از دیدن غرفه‌های همسایه‌ غافل می‌کند)
6- دکوراسیون غرفه:
آرایش و دکور غرفه می‌بایست زیبا و کار را برای بازدیدکنندگان و کارکنان غرفه آسان و در عین حال جذاب نماید. به این منظور، نکات ذیل را می‌بایست مورد توجه قرار دهید:
1- آرایش غرفه به گونه‌ای باشد که توجه مردم را تنها به کالای ارائه شده معطوف سازد نه در و دیوار و سقف غرفه.
2- از هر کالایی، حتی‌المقدور یک نمونه را به نمایش بگذارید.
3- حتی‌المقدور دستگاه‌های نمایش (فیلم، اسلاید) را روشن نگهدارید تا مردم کیفیت کار و محصول شما را از نزدیک مشاهده کنند.
4- اگر می‌خواهید عکس و نمودار در معرض دید مردم قرار دهید، به انتخاب رنگ‌های زیبا و عکس‌ها و طرح‌های جذاب اهمیت دهید.
5- برخی کالاها نیازی به قفسه و ویترین ندارند، برخی دیگر باید در ویترین مناسب و زیبا جای گیرند.
6- برای صرفه‌جویی در فضا و مکان از به کار بردن ویترینهای زائد خودداری کنید.
7- استفاده از دیوارها و پانلهای فراهم شده به وسیله برگزارکننده نمایشگاه موجب صرفه‌جویی در هزینه و وقت می‌شود. از آنها به نحو مطلوب استفاده کنید.
8- صندلی اضافی موجب شلوغی غرفه و نشستن بیمورد کارکنان غرفه می‌شود. از این کار اجتناب نمایید.
9- برای طراحی غرفه، زیبایی خوب است، اما، باید آرایش، ساخت و تجهیز غرفه در حداقل زمان صورت گیرد.
10- چیدن کالاهای نمایشی، گلدانهای تزئینی، میز و صندلی و لوازم غرفه به روشهای مختلفی انجام می‌شود. باید نمای هر قسمت با قسمت دیگر متفاوت به نظر آید.
11- فضای جداگانه و محدودی برای نگهدای کارتن خالی، کالاهای اضافی، غذاخوری، استراحت کارکنان و … در نظر بگیرید.
آرایش منطقی کالاها: چیدن و قرار دادن کالاها را در غرفه با رعایت نکات ریل انجام دهید:
آرایش منطفی کالاها
کالاها را گروه بندی کنید. کالاهای متفاوت را جدا از هم و در قفسه‌های متفاوت به نمایش گذارید.
از قرار دادن کالاها به صورت متراکم پرهیز کنید. قرار دادن کالاهای متفاوت در کنار هم، دید بیننده را آشفته می‌کند. هیچ‌ کدام از کالاها در ذهن او نقش نمی‌بندد
ویژگیهای کالاهای خود را معرفی کنید - نحوه نمایش کالا را طوری انجام دهید که تمام اطلاعات به آسانی در اختیار بیننده قرار گیرد.
- برای داروهای گیاهی و ادویه‌های غذایی از پوسر، گرافیک و جدول‌ حاوی خواص و کاربرد آنها استفاده کنید.
- توزیع بروشورو راهنمای کالاها بسیار مفید است.
7- نورپردازی غرفه:
استفاده از نور مناسب برای جذابیت و به نمایش گذاشتن مطلوبتر کالاها امری ضروری است. نور مناسب یک مسأله اساسی است که برای اجرای آن باید ابتدا منابع تأمین را شناخت و بعد اقدام به آن نمود.
منابع تأمین نور
1 - لامپهای تنگستن
- نور گرم و زرد ایجاد می‌کنند.
- رنگ آبی را به خوبی نشان نمی‌دهند.
- گرمای زیادی تولید می‌کنند.
- در صورت نزدیکی به مواد قابل اشتعال، احتمال آتش‌سوزی را افزایش می‌دهند.
- استفاده از این نوع لامپها برای مواد فاسد شدنی،‌اشیاء چوبی و سفالی مناسب است.
2 - لامپهای مهتابی
- دارای نور آبی هستند.
- حرارت بسیار کمی تولید می‌کنند.
- کالاهای نمایش صاف و یکدست را صاف و یکدست نشان می‌دهند.
- برای نمایش کالاهایی که سطح ناصاف و منحنی دارند، مناسب می‌باشند.
3 - لامپهای هالوژنی
- روشنایی مطبوعی همراه با سایه قوی ایجاد می‌کنند.
- نور آنها زردکم رنگ است. اثر محسوسی بر رنگهای طبیعی ندارند.
- زود داغ می‌شوند. باید دور از اشیاء قابل اشتعال و ظریق و گرانقیمت قرار گیرند.
- استفاده از آنها برای نمایش منسوجات، پوشاک، کتاب و اشیاء پرچم (از جنس یونولیت) مناسب است.
اصول صحیح نورپردازی غرفه‌ها: برای نورپردازی مؤثر و صحیح باید نکته‌های زیر را رعایت نمایید:
- بخاطر داشته باشید که قانون نور بیشتر، نمایش بهتر همیشه صدق نمی‌کند. بسیاری از کالاها در نور کم، جذابیت بیشتری پیدا می‌کنند.
- به طور کلی برای غرفه خود، نور ملایم‌تری انتخاب کنید.
- کوشش کنید تنها نقاط موردنظر نورانی‌تر باشند.
- برای محل نشستن یا راهروها و نقاط ضروری، نور ملایمی را تأمین کنند.
- همانطور که نور کافی فضای زنده‌ای برای نمایش کالاها ایجاد می‌کند. رنگهای باز به محیط آرامی مطلوبی می‌بخشد.
- توجه داشته باشید که رنگهای مختلف نور، احساسهای مختلفی در ذهن بیننده القاء می‌کنند.
- عدم استفاده از رنگهای مختلف و متعدد جایز نیست. زیرا، بیننده بیش از آنچه متوجه کالاها شود، در میان رنگهای مختلف نورپردازی سرگردان خواهد شد.
- معمولاً یکی دو رنگ را به عنوان رنگهای اصلی انتخاب کنید و رنگهای دیگر را به عنوان سایه یا مکمل آنها در نظر بگیرید.
8- مدیریت غرفه
مشتری بنا به میل شخصی و در وقت فراغت خود به نمایشگاه می‌آید؛ بدون آن که تحت هیچچونه فشار قرار گرفته باشد. آمادگی وی برای شنیدن و دیدن بیش از هر وفت دیگری است. شما باید با بهره‌برداری از این موقعیت، ”توجه“ او را تبدیل به ”تصمیم“ قطعی برای خرید کنید. این امر، مدیریت صحیح شما را می‌طلبد. امروزه مدیریت و اداره امور غرفه، یک فن و تخصص به حساب می‌آید. در این مبحث شما را با اصول و مبانی مدیریت غرفه آشنا می‌کنیم.
دلایل بازدیدکنندگان از نمایشگاه: مردم به دلایل مختلف به نمایشگاه می‌آیند. برخی از این دلایل عبارتند از:
- ملاقات با بازرگانان و صاحبان صنایع برای کسب اطلاعات جدید
- دیدن کالاهای جدید
- آشنایی با مشخصات فنی کالاها
- مقایسه کالاهای مشابه از لحاظ کیفیت، مرغوبیت و قیمت
- دیدن یک کالای خاص (که از طریق تبلیغات نمایشگاهی درباره آن مطالبی شنیده‌اند.)
با این وصف، بازدیدکنندگان به سه هدف عمده ”مقایسه“، ”ارزیابی“ و ”انتخاب“ به نمایشگاه مراجعه می‌کنند.
انواع بازدیدکنندگان از نمایشگاه: در یک تقسیم‌بندی کلی، بازدیدکنندگان نمایشگاه به سه دسته تقسیم می‌شوند:
1- صددرصد علاقمند: (باید به این گروه به قدر کافی توجه شود.)
2- صددرصد بی‌علاقه: (وقت خود را برای این گروه بیهوده تلف نکنید)
3- حدوسط: (این گروه را از دست ندهید. زیرا، ممکن است در صورت جلب اعتماد آنان، مشتریان آینده شما بشوند.)
از نگاهی دیگر، هر یک از گروه‌های زیر، ممکن است بازدیدکنندة غرفه باشند:
- کارمندان و سازمانهای مختلف (که از سوی شرکت یا سازمان خود؛ به نمایشگاه اعزام شده‌اند.)
- مدیران عامل شرکتها (برای مطالعه و بررسی کالاها و امکانات خریدهای آینده شرکت خود، مذاکره درباره خرید کالایی که قبلاً انتخاب کرده است و …)
- کارگران فنی (که مستقیماً با دستگاهی که جزو کالاهای شما است، اکنون یا در آینده کار می‌کند و سئوالاتی درباره طرز کار آن دارد و …)
- نمایندگان شرکتهای رقیب، تعاونیها، مؤسسات مالی و اعتباری، مطبوعات، وزارتخانه‌ها و …
- تولیدکنندگان کالاهای رقیب شما (برای استفاده از اطلاعات شما به نفع خودشان)
- و سایر افراد