بدون تردید صاحبان صنایع و تجاری که قصد شرکت در نمایشگاهی را دارند در برنامه ریزی های خود قبل از شرکت در نمایشگاه نیازمند ارزیابی آن می باشند که آیا شرکت در چنین نمایشگاهی عوایدی را حاصل وی خواهد کرد یا خیر؟ بنابراین ضروری است منابعی برای قضاوت در اختیار داشته باشد.دراین گزارش تلاش خواهیم نمود به معرفی برخی از این منابع بپردازیم. غرفه سازی
۱) کاتالوگ:
برگزارکنندگان نمایشگاهها،اغلب با برگزاری نمایشگاه کاتالوگی چاپ ومنتشر می کنند که در بردارنده اطلاعات اساسی در مورد مساحت نمایشگاه،نوع کالاهای عرضه شده و موسسات شرکت کننده در آن است.
در کاتالوگ معمولا اطلاعات زیر مندرج می باشد:
- چه موسسات و شرکتهایی در نمایشگاه شرکت خواهند داشت.
- چه کالاهایی مورد نمایش وعرضه واقع خواهند شد.
- هر شرکت یا موسسه چه فضایی را در اختیار خواهد داشت.
۲) مطبوعات یا نشریات بازرگانی:
همزمان با برپایی نمایشگاه،اخبار آن در روزنامه های اقتصادی یا نشریات تخصصی منتشر می شود این نشریات می توانند به موسسات یا شرکتها در شناخت مزایا یا معایب نمایشگاه ودرجه اهمیت آن کمک نماید.
۳) افراد مطلع:
بازرگانان، صاحبان صنایع ، متصدیان خرید فروشگاههای بزرگ، اتحادیه های بازرگانی وسایر افرادی که با تجارت سروکاردارند، منابع مطلع ومناسبی برای قضاوت یا ارزشیابی یک نمایشگاه بازرگانی در کشور خود محسوب می شوند.
۴) نظر سنجی از شرکت کنندگان با سابقه:
یکی دیگر از راههای کسب اطلاعات درباره یک نمایشگاه، نظر خواهی از سازمانهای دولتی یا موسسات بازرگانی صنعتی است، که در سالهای گذشته در نمایشگاه مورد نظر شرکت نموده اند ونام آنها در کاتالوگ نمایشگاه به ثبت رسیده است.
۵) بازدید از نمایشگاه:
موسسه یا شرکتی که قصد حضور در نمایشگاه را دارد می تواند در طول سال اول- بدون شرکت در نمایشگاه- از آن بازدید بعمل آورده وبه مسائلی چون وسعت یک غرفه، مناسبترین غرفه برای عرضه کالا، تزیینات مناسب برای یک غرفه ویا اینکه نمایشگاه، فضای مناسبی برای داد وستد محسوب می شمد یا خیر؟ توجه نموده واز تجربه دیگران نیز استفاده نماید.
● شرکت کنندگان در نمایشگاه
شرکت کنندگان در یک نمایشگاه بخشی از یک استراتژی دراز مدت توسعه صادرات است که هدف آن سوق دادن کالاهایی است که از بیشترین شانس فروش در یک بازار خارجی برخوردار هستند.هنگامی که یک سازمان درصدد برمی آید که گروهی از واحدهای تولیدی صادرکننده را شناسایی نموده وامکان مشارکت آنها را در یک نمایشگاه تجاری فراهم کند،حداقل باید از دو سال قبل مقدمات لازم را فراهم آورد.برنامه ریزی قبلی این امکان را می دهد که محل مناسبی را برای عرضه کالاهای مورد نمایش انتخاب نماید،هنگامی که محل نمایشگاه انتخاب گردید،برگزار کننده برای شناسایی موسسات علاقه مند اقدام به انتشار اطلاعیه ای در یکی از روزنامه های پر تیراژ نموده وشرکتهای معتبر ار دعوت به شرکت می نماید،البته به منظور سهولت در انجام این کار میتوان از کاتالوگها یا اطلاعات نمایشگاههای مشابه استفاده نمود وطی نامه ای از شرکتهای مورد نظر جهت شرکت در نمایشگاه دعوت بعمل آورد.