نشانه‌های مدیریت صحیح غرفه

چنانچه نشانه‌های زیر را در یک غرفه مشاهده نمودید، مدیریت صحیح و قابل‌قبولی بر آن غرفه حاکم بوده است:
1- نظافت غرفه در تمام مدت کار نمایشگاه بطور کامل رعایت می‌‌شود.
2- کالاهای نمایشی بطور صحیح و سالم تا پایان نمایشگاه نگهداری می‌شود
3- کلیه تسهیلات فنی در غرفه سازی و ساعات کار بطور کامل رعایت می‌‌شود.
4- جو و فضای غرفه در طول برگزاری نمایشگاه، کاملاً دوستانه و توأم با آرامش است.
5- مدیر در تمام طول نمایشگاه از وضعیت کارکنان غرفه مطلع است.
6- مذاکرات کارکنان غرفه با بازدیدکنندگان همواره یادداشت شده است و در فرصتهای مناسب موردبررسی و تحلیل قرار گرفته می‌شود.
آموزش و وجیه کارکنان غرفه: اهداف شما از شرکت در نمایشگاه، هنگامی تحقق می‌یابد که بازدیدکنندگان به غرفه شما جلب شوند و اظهار رضایت نمایند. این امر، بستگی به برخورد کارکنان غرفه با آنها دارد. برای موفقیت، باید مدیران غرفه‌ها یک روز قبل از شروع و نیز جریان برگزاری نمایشگاه نکات ذیل را به کارکنان آموزش یا تذکر دهند:
1- اطلاعات کافی درباره کالاها داشته باشند و طرز استفاده از آنها را بدانند.
2- با اصطلاحات بازرگانی (در مورد حمل و نقل، بسته‌بندی، تعرفه‌های گمرکی، شرایط فروش، واگذاری نمایندگی و …) آشنایی کامل داشته باشند.
3- از محلهای عمومی، تسهیلات و تأسیسات نمایشگاهی مطلع باشند. (تلفن عمومی، آبریزگاه، کمکهای اولیه، درمانگاه و …)
4- نظم و نظافت کل غرفه را سراسر ایام برپایی نمایشگاه رعایت کنند.
5- هرگونه ابهام، ضعف و مشکل کارکنان یک روز بعد از افتتاح (طی جلسه‌ای) برطرف شود.
6- مدارک مهم نمایشگاهی برای آنان تعریف و توضیح داده شود.
7- با خصوصیات فرمهای مشخصات بازدیدکنندگان و نحوه استفاده و تکمیل آنها آشنا شوند.
8- درباره دستورالعمل چگونگی جذب و مذاکره با مشتریان و بازدیدکنندگان آشنا شوند.
9- اطلاعات قابل ارائه به مطبوعات و نمایندگان وسایل ارتباط جمعی را تشخیص دهند.
نحوه برخورد با بازدیدکنندگان: شما مدیران و کارکنان غرفه باید با هوشیاری به استقبال بازدیدکنندگان بروید و آنان را جذب نمایید. موفقیت شما در نمایشگاه مدیون برخورد صحیح با بازدیدکنندگان است. برای کسب موفقیت، نکات ذیل را رعایت کنید:
1- در نخستین گام، بازدیدکنندگان را تشویق به مکث کردن در برابر غرفه و کالاهای آن کنید.
2- حالت خوش‌آمدگویی به خود بگیرید.
3- وانمود نکنید که شغل اصلی شما، این نیست.
4- حالت ایستاد شما، بیش از آنچه فکر می‌کنید در مردم تأثیر می‌گذارد
5- چهره عبوس به خود نگیرید.
6- هرگز در لبه مدخل غرفه نایستید.
7- اگر شما کارکنان غرفه در یکجا جمع شوید و با هم مشغول صحبت باشید؛ بازدیدکننده به خود اجازه نخواهد داد، وارد غرفه شود و جمع شما را به هم بزند. پس از این کار اجتناب کنید.
8- برای آغاز سخن با بازدیدکنندگان از جمله ”چه فرمایشی دارید“ استفاده نکنید. بهتر است با جملات زیر شروع کنید:
”آخرین پدیده صنعتی ما را دیده‌اید؟“
”شما در زمینه واردات فعالیت دارید؟“
”تاکنون از کشور ما کالایی خریده‌اید؟“
9- سعی کنید، بازدیدکنند را وادار به سخن گفتن نمایید و خود شنونده باشید.
10- بلافاصله، وارد بحثهای فنی نشوید. ممکن است خود را گرفتار سئوال‌ پیچ شدن کنید.
11- در لحظات اولیه، سعی کنید هویت بازدیدکننده را بشناسید تا در سطح او صحبت کنید و یا او را به متخصص غرفه معرفی نمایید.