خسرو تاج(1381: 6) بر تاثير برقراري ارتباط موثر و مناسب بين غرفه دار و بازديدكننده درموفقيت نمايشگاه تاكيد دارد. صاحب نظر ديگري(بليت، 1999) اعتقاد دارد: ارتباطي موفق خواهد بود اگر بازديدكنندگان زمينه ي مشترك با غرفه داران داشته باشند، غرفه دار پيام خود را به طريقي ارائه كند كه براي بازديدكننده قابل درك باشد. بازديدكننده حوصله داشته باشد و پيام براي بازديدكننده جذاب و جالب باشد و در نهايت بازديدكننده و غرفه دار بايد يك زبان تجاري مشترك داشته باشند. هم چنين هيث و همكاران (2005) نيز براي ايجاد تعامل بيشتر با استفاده از ابزارها و تكنولوژي نوين براي افزايش مشاركت شركت كنندكان تاكيد دارد. غرفه سازی نمایشگاهی
عرضه ي مناسب كالا:
ارائه ي كالاهايي كه با استاندارد بازار مصرف مطابقت ندارند به مراتب زبان آورتر از عدم ارائه ي آن ها به بازار است، زيرا اثرات منفي بر ذهن و روحيه ي مشتريان بالقوه مي گذارد. بسته بندي و عرضه مناسب آن در غرفه، باتوجه به ذوق و سليقه بازار هدف ، اثرات مثبت در دستيابي به بازار را فراهم مي آورد(علمي، 1376: 11)
آشنا بودن به زبان بين الملل:
براي برگزار كنندگان و شركت كنندگان از لوازم ضروري براي ارتباط مناسب با بازديدكنندگان در هرنمايشگاه، آشنا بودن به زبان بين المللي، توان عرضه ي مشخصات كالا و ارتباط صحيح است(علمي،1374، 52).
زبان مهم است. هنگامي كه افراد از فرهنگ هاي مختلف با يكديگر ارتباط برقرار مي كنند، عوامل خاص فرهنگي، واين كه افراد پيام ها را چگونه به رمز تبديل مي كنند و يا رمز آن را مي گشايند، تاثيرگذار خواهد بود(مارتين وهربيگ، 1998).
رعايت آداب معاشرت بازرگاني و ارتباط صحيح با خريدار :
شركت هايي كه پايبند ضوابط اخلاقي و آداب معاشرت نيستند و اين اصول را ناديده مي گيرند، نمي توانند در دستيابي به بازارهاي هدف و افزايش فروش محصول موفق باشند. مودبانه و حرفه اي عمل كردن لازمه ي موفقيت در نمايشگاه است(مولوي خراساني، 1382: 62).
استقبال بازديدكنندگان از نمايشگاه (به ويژه متخصصان):
اگر نمايشگاهي خوب و جذاب باشد، بدون شك انبوهي از بازديدكنندگان را به همراه خواهد آورد. براي معرفي نمايشگاه به طور صحيح و با دعوت از افرادي كه حضور و بازديد آنان براي غرفه مهم است بايد برنامه ريزي شود(پرتريوس، 2005)
كيفيت امكانات و خدمات:
از نظر هيث و همكاران (2005)، رضايي(1381: 71) باتوجه به اين كه نمايشگاه محل تعامل ميان غرفه داران و بازديدكنندگان، در باره ي كالا و خدمات است، وجود امكاناتي از قبيل وسايل ارتباطي، سالن، امكانات رفاهي، پايگاههاي اطلاعات، وسايل اياب و ذهاب، پاركينگ، هتل، انبار، و ....در موفقيت نمايشگاه اثر گذار خواهد بود(پرتريوس، 2005، رضايي، 1381: 48)
حضور به موقع در غرفه و وقت شناسي:
وقت شناسي و رعايت حضور به موقع در غرفه از نكاتي است كه توفيق را نصيب شركت كننده مي كند. اكثر بازرگانان با مديران واحدهاي توليدي و صنعتي حاضر نيستند با كسي كه دقيق و وقت شناس نيست، معامله كنند(علمي، 1374:54).
عدم تنش در روابط سياسي:
برگزاري نمايشگاه در كشورهايي كه از نظر سياسي با كشور ما داراي تنش هستند عقلاني نيست، زيرا اقدامات دولت مي تواند يك شبه همه چيز را دگرگون كند، از اين رو برگزار كنندكان بايد از گرايش هاي سياسي آگاه و مطمئن باشند واز تغييرات قوانين آگاهي يابند(مهرسا، 1374، 52)
ثبات اقتصادي و سياسي :
ثبات اقتصادي كشورهاي مبداو مقصد براي شركت كنندگان در هر نمايشگاه از اهميت خاصي برخوردار است تا بتوانند با برنامه ريزي صحيح علاوه بر شركت در نمايشگاه، به بازارهاي هدف دست يابند و توليد و صادرات را تداوم بخشند(مهرسا، 1374، 52)
انجام صحيح كار گروهي:
نظر به اين كه برگزاري يك نمايشگاه و هم چنين اداره ي يك غرفه از فعاليت هاي مختلف تشكيل مي شود و مستلزم كار گروهي است، لذا بايد مدير و كاركنان بتوانند با درايت و پرهيز اختلاف سليقه و با برنامه ريزي صحيح كار را به اتمام برسانند(علمي، 1374: 51)
عدم تصدي گري دولت:
واگذاري اجراي نمايشگاه به بخش خصوصي و عدم تصدي گري دولت مي تواند بر موفق بودن نمايشگاه اثر مثبت داشته باشد و مشاركت مردم را بيشتر كند(پرتريوس، 2005، ليلاز، 1382: 21)
تامين خواسته ي خريداران و دقت در انتخاب كالاي مناسب:
از يك سو از ديد برگزار كنندگان نمايشگاه ها سه دليل عمده ي برگزاري يك نمايشگاه، ملاقات مشتريان جديد، طرح و نشان دادن محصولات جديد و گرفتن سفارش هاي فروش است(بلايته، 1999). از سوي ديگر، امروزه در تجارت رضايت مشتري يك اصل است. بنابراين بايد براي جلب رضايت هر چه بيشتر مشتري به دنبال معرفي كالاهاي مورد نياز مشتري در نمايشگاهها بود. بنابراين منطق حكم مي كند كه از منابع محدود مالي تنها براي صدور كالا به بازارهايي استفاده شود كه شانس بيشتري براي جذب كالاها را دارند يا آن كه انتظار است آتيه آن ها اميد بخش تر باشد(مهرسا، 1374: 88)
دقت در انتخاب صحيح شركت كنندگان براي حضور در نمايشگاه:
انتخاب شركت هاي معتبر و توانمند، متناسب با موضوع نمايشگاه انتخابي، كه بتوانند با رقبا در بازارهاي هدف به رقابت بپردازند از عوامل موثر در موفقيت نمايشگاه است. برگزاركننده بايد در انتخاب آن دقت كافي مبذول كند.(علمي، 1374: 36)