برنامه شرکت در نمایشگاه ها

مواردي که هنگام اجاره غرفه نمايشگاهي و حضور در نمايشگاهها بايد مورد توجه قرار گيرد. غرفه سازي

وظايف واحدها و پرسنلهاي درگير قبل از نمايشگاه:
1- واحد روابط عمومي :
-آماده سازي و رزرو محل اقامت پرسنل در زمان نمايشگاه
- جمع آوري بانک اطلاعاتي از مشتريان وبازارهاي بالقوه و بالفعل
- طبقه بندي جمع آوريهاي بانک اطلاعات
- ارسال پيام در 8 نوبت براي هرکدام
- ارسال ايميل به مشتريان قبلي و فعلي و بازارهاي بالقوه هر سه روز يکبار
- ارسال کارت دعوت حتي به همکاران و رقبا
- درج آگهي نامه در مجلات تخصصي و محلي در صورت امکان
- تهيه بليت هاي مجاني براي مدعوين مد نظر
- هماهنگي با واحد توليد و بازرگاني براي تهيه نمونه هاي کالاي موردنظر جهت به نمايش درآوردن و اهداي نمونه به مراجعين

2- واحد تبليغات:
- ساخت و آماده سازي ملزومات اطلاع رساني (کارت ويزيت ، رزومه، پوستر، کاتالوگ، بروشور، سي دي مولتي مديا، هداياي تبليغاتي و ...)
- آماده سازي هداياي تبليغاتي در چند دسته براي مراجعه کنندگان عام و خاص و متخصصين
-آماده سازي وسايل پذيرايي داخل غرفه

3- واحد بازرگاني:
- بررسي تاکتيکها و تکنيکهاي رقبا نسبت به شرکت در نمايشگاه
- جمع آوري کليه اطلاعات مورد نياز از غرفه هاي رقبا

چند روز قبل از نمايشگاه
وظايف واحد روابط عمومي و تبليغات:
- گرفتن پلان نمايشگاه و مشخص شدن جايگاه غرفه نمايشگاهي و درصورت نياز تغيير جاي غرفه و درنظر گرفتن محل ديد و تردد مناسب
- انجام طراحي غرفه با درنظر گرفتن فضاي مناسب براي کالا و اختصاص فضاي مناسب VIP جهت قراردادها و نشست هاي لازم
- اختصاص فضايي براي انبار
- فضاي صرف غذا و درصورت ممکن جهت استراحت
- کانترهاي اطلاع رساني و در دسترس قرار دادن لوازم نمايشگاهي جهت اطلاع رساني
- مشخص شدن جايگاه استندهاي نمايشي به صورت صحيح
- بررسي چيدمان غرفه
- تهيه فرمهاي مخصوص نمايشگاه
- فراهم آوردن پوششي يکنواخت و لوگوي شرکت براي نصب بر روي سينه
وظايف واحد فروش و ارزيابي:
- تهيه فرمهاي مخصوص بازديدکنندگان
- تهيه ليست قيمت محصولات بازرگاني
- تهيه برگه هاي مربوط به شرايط فروش
- فرم اخذ سفارش
- تهيه فرم تقاضاي نمايندگي فروش
- آماده سازي فرم قرارداد در هر دو حوزه
- تهيه فرم هاي مخصوص بازخورد مربوط به اطلاع رساني و رغبت سنجي مراجعين مورد هدف
- فرمها وليستهاي مد نظر مديران