مواردی که هنگام اجاره غرفه نمایشگاهی و حضور در نمایشگاهها باید مورد توجه قرار گیرد. غرفه سازی

وظایف واحدها و پرسنلهای درگیر قبل از نمایشگاه:
1- واحد روابط عمومی :
-آماده سازی و رزرو محل اقامت پرسنل در زمان نمایشگاه
- جمع آوری بانک اطلاعاتی از مشتریان وبازارهای بالقوه و بالفعل
- طبقه بندی جمع آوریهای بانک اطلاعات
- ارسال پیام در 8 نوبت برای هرکدام
- ارسال ایمیل به مشتریان قبلی و فعلی و بازارهای بالقوه هر سه روز یکبار
- ارسال کارت دعوت حتی به همکاران و رقبا
- درج آگهی نامه در مجلات تخصصی و محلی در صورت امکان
- تهیه بلیت های مجانی برای مدعوین مد نظر
- هماهنگی با واحد تولید و بازرگانی برای تهیه نمونه های کالای موردنظر جهت به نمایش درآوردن و اهدای نمونه به مراجعین

2- واحد تبلیغات:
- ساخت و آماده سازی ملزومات اطلاع رسانی (کارت ویزیت ، رزومه، پوستر، کاتالوگ، بروشور، سی دی مولتی مدیا، هدایای تبلیغاتی و ...)
- آماده سازی هدایای تبلیغاتی در چند دسته برای مراجعه کنندگان عام و خاص و متخصصین
-آماده سازی وسایل پذیرایی داخل غرفه

3- واحد بازرگانی:
- بررسی تاکتیکها و تکنیکهای رقبا نسبت به شرکت در نمایشگاه
- جمع آوری کلیه اطلاعات مورد نیاز از غرفه های رقبا

چند روز قبل از نمایشگاه
وظایف واحد روابط عمومی و تبلیغات:
- گرفتن پلان نمایشگاه و مشخص شدن جایگاه غرفه نمایشگاهی و درصورت نیاز تغییر جای غرفه و درنظر گرفتن محل دید و تردد مناسب
- انجام طراحی غرفه با درنظر گرفتن فضای مناسب برای کالا و اختصاص فضای مناسب VIP جهت قراردادها و نشست های لازم
- اختصاص فضایی برای انبار
- فضای صرف غذا و درصورت ممکن جهت استراحت
- کانترهای اطلاع رسانی و در دسترس قرار دادن لوازم نمایشگاهی جهت اطلاع رسانی
- مشخص شدن جایگاه استندهای نمایشی به صورت صحیح
- بررسی چیدمان غرفه
- تهیه فرمهای مخصوص نمایشگاه
- فراهم آوردن پوششی یکنواخت و لوگوی شرکت برای نصب بر روی سینه
وظایف واحد فروش و ارزیابی:
- تهیه فرمهای مخصوص بازدیدکنندگان
- تهیه لیست قیمت محصولات بازرگانی
- تهیه برگه های مربوط به شرایط فروش
- فرم اخذ سفارش
- تهیه فرم تقاضای نمایندگی فروش
- آماده سازی فرم قرارداد در هر دو حوزه
- تهیه فرم های مخصوص بازخورد مربوط به اطلاع رسانی و رغبت سنجی مراجعین مورد هدف
- فرمها ولیستهای مد نظر مدیران