1- مجري برگزاری نمایشگاه موظف است اسامی شرکت كنندگان در نمایشگاه را بهمراه نقشه جا نمایی غرف، بـر اسـاس (تفکیک ارزی / ریالی و غـرف خودساز / پیـش ساخته ) تا 20 روز قبل از افتتاح نمـايـشگاه به همراه معرفی نامه نماينده فني به مديـريت طـراحي و غرفه آرايي ارسال نمايد. درج شنا سنـامه طرح جانمایی شامل : مشخصات مربوط به طرح ،طراح (شخص حقیقی یا حقوقی) و تاریخ طراحی ضرورت دارد.
2- جهت نظارت بر امور غرفه آرایی هر نمايشگاه ، مديريت طراحی و غرفه آرایی نمایندگانی را به عنوان ناظرین غرفه آرایی از طریق مدیریت امور نمایشگاههای داخلی به مجری نمايشگاه معرفي خواهد نمود. بديهي است هماهنگي و نظارت بر كليه امور غرفه آرایی از جمله چگونگی جانمايي شركت كنندگان و نظارت بر حسن انجام كار مجري، مربوط به حوزه غرفه آرایی و در چارچوب ضوابط و دستورالعمل های مربوطه به عهده ناظرین غرفه آرایی مذکور مي باشد.
3- مجري موظف به اخذ تاًييديه جهت بکارگیری پيمانكار غرفه بندي، نصاب موکت ، مصالح مورد استفاده، همچنین نوع و ترکیب رنگ موکت مورد استفاده از مديريت طراحي و غرفه آرايي مي باشد، در غير اينصورت سالن تحويل مجري نخواهد گردید.
4- تمامي امور مربوط به ساخت و ساز مي بايـست در خارج از محـوطـه نمایـشگاه صـورت گرفته و مصـالح غرفه های خود ساز باید بصورت پیش ساخته و رنگ شده، حمل و در سالنها نصب شوند. ضمناً ورود اقلام مشروحه ذیل جهت ساخت غرفه به محـوطه و سـالنـهای محـل دائـمی نمایشگاه بین المللی تهـران ممنـوع می باشد:
1-4- هر گونه مصالح ساختمانی از قبیل گـچ، سیـمان، هرنوع مـاسه، پوکـه، شـن، سنـگ ریزه، هر نوع خـاك ، آسفالت، تيغه گچي، بلوك و مشـابه آنها
2-4- هر نوع ماشین آلات از قبیل: اره برقی، دستگاه برش، دستگاه جوش( بالاتراز 50 آمپر)، پمپ باد (بالاتر از 20 لیتر) و پیستوله رنگ پاشی و ابزار و ادوات مکمل یا مشابه آنها.
3-4- هر گونه آهن آلات خام
تبصره: مجری موظـف است نسـبت به اطلاع رسانی دقیق و به موقع کلیـه دستورالعمـلها به ویژه مـوارد فوق الذکر به شرکت کنندگان اقدام نماید. بدیهی است مسئولیت کلیه پیامدهای ناشی از عدم اطلاع رسانی و یا ابلاغ دیرهنگام به عهده مجری خواهد بود.
5- مشاركت كنندگان موظفند يك سري از طرحها و نقشه هاي مربوط به ساختمان غرفه و يا فضاي باز مربوط به خود رابانضمام فرم معرفي وتأييد مجري نمايشگاه ذيربط (با جزئيات مندرج در فرم که دقيقاً تكميل وتأييد شده است) حداكثر تا 10 روز اداری قبل از تحویل سالن و در ایام و ساعات اداری از طريق پست الكترونيك (كه مجري هرنمايشگاه موظف به اخذ آدرس ايميل از مديريت طراحي وغرفه آرايي و ارائه آن به شركت كنندگان است)به مدیریت طراحی و غرفه آرایی ارسال نمایند. این طرحها بايد نشان دهنده وضعيت افقي و عمودي طرح ( پلان و پرسپكتيو ) باشند وكليه تصاوير ضميمه نيز بايد در فرمت JPG به نحويكه حداكثر حجم هرفايل تصويري MB 3/1 باشد ارائه گردد. طرحهای ارسالی باید دارای شناسنامه طرح شامل: نام و مشخصات طراح ، موسسه طراحی به همراه درج تاریخ طراحی باشند.
* شركت كنندگان لازم است از وصول طرحهاي ارسالي از طريق پست الكترونيك اطمينان حاصل نمايند و موارد اصلاحي احتمالي را كه اعلام ميگردد سريعاً انجام و طرح نهايي را ارسال نمايند. همچنین مجری موظف است فهرست شرکت کنندگان را در فرمت اکسل و نقشه های جانمائی را در چارچوب فایلهای ذخیره شده (درفرمت آرچی کد) روی لوح فشرده و کاغذ 3A ازطريق دبيرخانه شركت ارائه نماید.
*با عنايت به تصويب و اجراي دستور العمل تأييد فني طرحهاي غرف خودساز و نظارت بر اجراي آن توسط ناظرين ذيصلاح مجريان نمايشگاه ، اقدام براساس صورت العمل مربوطه صورت مي گيرد.
توجه : این مديريت کمتر از 3 روز اداری قبل از تحویل سالنها، هيچ گونه طرحي را جهت بررسی و تاييد نمی پذیرد.
تبصره 1 : حداقل متراژ غرف خود ساز باستثناء غرف کاملاً ارزی 24 مترمربع میباشد.
تبصره2: ضرورت دارد طراحی و ساخت غرف خودساز( بویژه با موقعیت جزیره )ضمن رعایت محدودیت های ارتفاع در هر سالن (بشرح جدول پیوست) بصورتی انجام گیرد که از لحاظ بصری و روشنائی اختلالی جهت غرف همجوار ایجاد ننماید، همچنین در مواردی که غرفه ای در مقابل دریچه های هواساز سالن قرارگیرد میبایست حداکثر ارتفاع تا زیر دریچه های فوق در نظر گرفته شود.
6- عدم جانمايي تجهيزات و ماشين آلات سنگين در يك محدوده جهت استفاده همزمان
ماشين آلات از برق سه فاز و احتمال ايجاد آتش سوزي در صورت زير بار رفتن بيش از حد يك
تابلو برق در يك محدوده.
7- جانمايي و گنجاندن تجهـيزات و ماشين آلات سنگين در سالنـها می بایست طوری صورت پذیرد که بار زنده در یک مکان متمرکز نشده و در سطح غرفه مورد نظر پخش گردد.
توجه: لازم است از تردد لیفتراک و کامیونهای سنگین در سالن ها اجتناب گردد.
8- جانمايي ماشين آلات و تجهيزات سنگين درمقابل و يا مجاور درب هاي ورودي به لحاظ جلوگيري از تردد ليفتراك در عمق سالنها كه باعث صدمه دیدن موكت و غرفه بندي هاي مجاور و آسيب به سالن مي‎شود .
9- عدم غرفه سازي در مقابل دربهاي خروجي اصلي و اضطراری ( رعایت حریم دربها به عرض یک متر از هر طرف).
10- رعایت استاندارد عرض راهروها با احتساب حداقل 4 متر برای راهروهای اصلی و 3 متر برای راهروهای فرعی الزامی است.
11- غرفه های ارزی/ ریالی و پیش ساخته / خودساز با رنگهای مجزا در نقشه جانمایی سالنها نشان داده شوند.
12- جمع متراژ غرفه های ارزی پیش ساخته و خودساز همچنین ریالی پیش ساخته و خودساز بصورت مجزا همراه با جمع کل متراژ تحت پوشش در هر سالن در ذیل نقشه قید شود.
13- مشخص بودن نام شرکت، ابعاد و مساحت غرفه ها بصورت خوانا همراه گریدبندی با مساحت یک در یک.
14- ذکر نام نمایشگاه، تاریخ برگزاری، نام مجری، تاریخ تحویل سالن برروی تمامی نقشه ها الزامی است.
15- رعایت حریم پست های برق، سرویس های بهداشتی، تابلو های تبلیغاتی، کیوسکهای تلفن، درب سالنها، مسیر تردد خودروها و عابرپیاده در نقشه های جانمایی فضای باز لازم الاجراست ،علاوه بر این رعایت حریم تاسیسات و جلوگیری از قرارگرفتن هر گونه اشیاء مازاد و رعایت نظافت در محدوده مذکور ضرورت دارد.
16- شركت سهامي نمايشگاهها حق هر گونه تغيير در طرحهاي مشاركت كنندگان را دارد و عدول از تغييرات اعمال شده در طرحها به شركت سهامي نمايشگاهها حق مي دهد در صورت ضرورت مجری را موظف به تخريب ساخت و ساز غرفه به منظور انطباق با طرح تاًیید شده و مقررات مربوطه نماید. بدیهی است در صورت عدم اقدام توسط مجری، شرکت سهامی نمایشگاهها محق خواهد بود نسبت به تخریب موارد فوق اقدام و هزینه های مربوطه توسط مجری نمایشگاه و بر اساس ابلاغ به مجری مذکور از طریق واریز به حساب شرکت سهامی نمایشگاهها (یا به هر طریق که مدیریت امور مالی شرکت اعلام نماید) ضرورت دارد، بدیهی است در این زمینه مجری نمایشگاه مسئول و متعهد خواهد بود. لذا باید تدابیر لازم را در این خصوص قبل از برقراری نمایشگاه اتخاذ نماید.
17- كارهاي ساخت و ساز و چیدمان غرفه بايد حداکثر یک روز قبل از افتتاح نمايشگاه پايان يابد و مجری موظف است به مشارکت کنندگان ابلاغ نماید كليه وسايل غير قابل استفاده از قبيل نخاله هاي ساختماني، جعبه های خالي و غيره را يك روز قبل از افتتاح نمايشگاه از سالن خارج نمايند ، در غير اينصورت شركت رأساً اقدامات لازم را بعمل آورده و تاًمین هزينه هاي مربوطه به عهده مجری نمایشگاه خواهد بود .
18- مشاركت كنندگان حق هيچگونه تغييري در نقشه های تائید شده توسط مدیریت طراحی و غرفه آرایی را نخواهند داشت و در غیر این صورت مطابق بند16 مجموعه مقررات و استانداردهای غرفه آرایی اقدام خواهد شد .
19- مهلت تخريب تأسيسات و مستحدثاتي كه در فضاي نمايشگاه بوجود آمده ( پیش ساخته و خودساز ) حداكثر 2 روز پس از پايان نمايشگاه است.
20- در صورت هر گونه قصور از سوي مجری یا مشارکت كنندگان در خصوص امرتخریب غرف و تخلیه به موقع سالنها ، شركت سهامي نمايشگاهها رأســاً نسبت به تخـريب تـأسيـسات و مستحدثات اقدام كرده و هزينه هاي مربوطه بعهده مجری نمایشگاه خواهد بود. ضمناً درصورت عدم تخلیه و عودت به موقع سالن به ازاي هر روز ديركرد 5 روز اجاره سالن از مجري دريافت خواهد شد. ضروری است مجری تمهیدات لازم را در این خصوص بکار گیرد .