برخي صاحب نظران از جمله فرد پالمبو و همكاران (1998)، اوگونرومبي (1997)، و (علمي 1374: 10) معتقدند كه از عوامل مهم شركت در يك نمايشگاه يا برگزاري آن، برنامه ريزي صحيح و دقيق و تعيين اهداف روشن براي مراحل مختلف برگزاري است كه براي برگزار كنندگان و مشاركت كنندگان باتوجه به اهداف برگزاري متفاوت خواهد بود. تحقيقات قبلي نشان مي دهد كه تنها يك سوم تا يك دوم شركت كنندگان براي شركت كردن اهداف روشن و مكتوبي داشته اند.
بودجه ي مناسب:
بودجه ي بندي و كنترل هزينه ها از مسائل عمده اي است كه بايد هنگام برنامه ريزي به آن توجه ويژه اي معطوف شود و بخش عمده اي از موفقيت در نمايشگاه اختصاص بودجه ي مناسب براي اجراي مراحل مختلف برگزاري هر نمايشگاه است. (بليت، 1997، اگونرومبي، 1997،علمي، 1374: 51). اوليانوا(2003) متوسط هزينه ي شركت از در يك نمايشگاه را بين پانزده تا سي هزار دلار برآورد مي كند. وي هزينه هايي از قبيل اجاره ي محل، نصب تجهيزات و امكانات، دكور، چاپ كاتالوگ و بروشور، استخدام نيروي انساني پاره وقت، و برق و تلفن را از اقلام عمده ي بودجه نمايشگاه مي داند. غرفه سازی نمایشگاهی

مشخص بودن اهداف حضور به طور كامل و شفاف:
هدف غرفه داران براي شركت در نمايشگاهها ملاقات با مشتريان جديد، عرضه كالاهاي جديد، و گرفتن سفارش است(بليت،1999) .براي برگزاركنندگان و مشاركت كنندگان اهداف حضور بايد كاملاً مشخص و روشن باشد. ممكن است به دلايل سياسي حضور در يك يا چند كشور ضروري به نظر برسد كه جزء اهداف برگزار كنندگان است، ولي از نظر اقتصادي ممكن است داراي اهميت نباشد و براي مشاركت كننده از نظر اقتصادي حضور در نمايشگاه پيشبرد فروش و دست يابي به بازارهاي جديد مطرح باشد(بليت،1996، علمي، 1374، 10، مولوي خراساني، 1372: 59).
انتخاب مناسب نمايشگاه:
انتخاب بهترين نمايشگاهي كه با فروش، بازاريابي، علامت تجاري، يا ساير اهداف شركت تطبيق يابد نخستين گام به سوي موفقيت است(دال لمير، 2005: 2) آيا نمايشگاهي را كه انتخاب شده است، مناسب ترين نمايشگاه براي رسيدن به اهداف ماست؟ زيرا باتوجه به نمايشگاههاي مختلف در داخل يا خارج از كشور به صرفه و صلاح هر شركتي است كه با مطالعه و كارشناسي ، بهترين گزينه را براي حضور انتخاب كند(مهرسا، 1374: 88)
مديريت قوي و كارآمد:
براي اداره ي مطلوب يك نمايشگاه و يا يك غرفه، انتخاب مدير شايسته و كارآمد نهايت ضرورت را دارد. خصصوصيات مدير برگزار كننده با مدير غرفه ي يك شركت باتوجه به اهداف و وظايف متفاوت، تا حدودي تفاوت دارد(علمي، 1374: 51) هم چنين دال مير(7: 2005) نيز به عنوان گام ششم در موفقيت نمايشگاهها با ارائه ي آمار از تحقيقات انجام شده، بر نقش و اهميت مديريت تاكيد دارد.شناسايي حرفه اي گروه هدف، پيش بيني مكاني براي تعامل غرفه داران و بازديدكنندگان، آموزش كاركنان در امر نمايشگاه (دانشگاهي و غيردانشگاهي)، و ارزيابي و مستند سازي يك نمايشگاه از جنبه هاي مديريتي است كه هجورت(2003) مورد بررسي قرارداده است.
تبليغات و اطلاع رساني:
از سويي برگزاركنندگان، با تبليغات به صورت عام، به معرفي شركت كنندگان، توانمندي اقتصادي، فرهنگي و اجتماعي كشور مي پردازند. اطلاع رساني از طريق رسانه ها براي حضور متخصصين، در نمايشگاه و ارائه ي اطلاعات كلي به بازديدكنندگان صورت مي پذيرد http://www.romepo-intermational.ro)) از ديگر سو مشاركت كننده نيز، به صورت حرفه اي و تخصصي با تبليغات به معرفي كالاي خود مي پردازد و با ارائه ي اطلاعات، توانمندي شركت يا موسسه ي خود را با كاتالوگ، پوستر، بروشور و يا با رسانه ها به اطلاع افراد مي رساند(اگونرومبي،1997،شيگكي آميتاني و كوييچي، هري، 2004، علمي، 1374: 47)
طراحي مناسب و جذاب غرفه نمايش: علمي (1374: 40)،لن (2006)، و كالترمن (2006)اظهار مي دارند كه هددف از طراحي مناسب، ايجاد يك غرفه ي بسيار زيبا و تحسين برانگيز نيست، بلكه فراهم كردن زمينه اي براي نشان دادن كالا و ويژگي هاي آن به بازديدكنندگان است و بايد داراي خصوصيات زير باشد:
1- توجه عابران را ظرف دو تا پنج ثانيه- يعني طول مدتي كه معمولاٌ از مقابل يك غرفه عبور مي كند- به خود جلب كند.
2- علاقه ي آنان را به حد كافي برانگيزاند تا به داخل غرفه بيايند و با دقت كامل آن را وارسي كنند.
3- طوري از كالاها انباشته نباشدكه بيننده نتواند بفهمد كه چه چيزهايي نمايش داده مي شود.
4- رنگها، حروف به كار رفته و سبك هاي مورد استفاده بايد با بسته بندي و خود كالاها، كاملاً هماهنگي و سنخيت داشته باشند.
5- پيامي كه طراح به ذهن بيننده القا مي كند، نبايد غيرقابل درك باشد.